Quản lý công văn đi/đến là công việc rất quan trọng trong các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, các công ty... Việc quản lý tốt công văn sẽ thuận lợi trong quá trình tra cứu, xem xét ở mọi thời điểm, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Quản lý công văn đi/đến là công việc rất quan trọng trong các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp, các công ty... Việc quản lý tốt công văn sẽ thuận lợi trong quá trình tra cứu, xem xét ở mọi thời điểm, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Từ tháng 4/2012, Cục ĐSVN đã chính thức đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản phục vụ quản lý và xử lý công văn đi, đến. Ứng dụng quản lý phần mềm văn bản giúp Lãnh đạo Cục theo dõi lượng công văn đi /đến; công văn đã hoặc chưa được xử lý, đã giao cho ai hay bộ phận nào xử lý; gửi hoặc nhận vào thời điểm nào ... nhanh và hiệu quả. Người sử dụng có thể dùng chức năng đính kèm văn bản để liên kết đến các file dữ liệu đã được scan vào máy giúp xem được toàn bộ nội dung văn bản nhanh nhất và xử lý kịp thời; chức năng tìm kiếm, in ấn theo nhiều lựa chọn khác nhau giúp người sử dụng tra cứu và tìm kiếm thông tin thuận lợi; chức năng sử dụng mật khẩu phân quyền truy cập bảo vệ an toàn dữ liệu... Đặc biệt, tính năng truy cập và khai thác phần mềm từ xa thông qua mạng Internet đã giúp cho việc xử lý công văn được liên tục, không còn ranh giới về thời gian và địa lý của người sử dụng hệ thống. Sau gần 6 tháng chạy thử và sử dụng, đến nay toàn bộ các đơn vị, Lãnh đạo Cục và chuyên viên các đơn vị thuộc Cục đã được tập huấn và vận hành thành thạo. Phần mềm được nâng cấp, cải tiến cho phù hợp với công tác, đặc thù chuyên môn của Cục ĐSVN; vận hành ổn định, quy trình xử lý, lưu trữ và quản lý văn bản được cải tiến so với quy trình văn bản giấy. Theo số liệu thống kê tự động của phần mềm đến nay, tổng số văn bản đi đến tại Cục ĐSVN trên phần mềm QLVB là 3273 văn bản, trong đó văn bản đến là 2226, văn bản đi là 1047.
Cùng với việc xây dựng phần mềm quản lý công văn đi đến, Cục ĐSVN đã xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống điện thoại hội nghị truyền hình giữa 3 điểm Hà Nội - Đà Nẵng - Sài Gòn. Để đảm bảo chất lượng âm thanh và hình ảnh liên tục, rõ nét và không bị gián đoạn Cục ĐSVN đã nâng cấp đường truyền internet từ ADSL sang cáp quang tốc độ cao đồng thời sử dụng hệ thống IP Camera TL-SC3171 có 12 đèn LED IR (tia hồng ngoại) với một bộ lọc ánh sáng dùng trong công nghiệp ICR (IR Cut-filter Removable). Đi kèm với Camera IP là phần mềm hỗ trợ cùng lúc có thể quản lý được tối đa 16 camera tại các điểm khác nhau thông qua mạng Internet. Hình ảnh và âm thanh tại các điểm được hiển thị lên một màn hình và lưu trữ trực tiếp vào ổ cứng. Việc đưa vào sử dụng hệ thống điện thoại hội nghị truyền hình trong các cuộc họp giao ban đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc xử lý và giảm thiểu các chi phí hành chính.
Ứng dụng CNTT sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu của cải cách hành chính, đảm bảo tính hiệu quả, chất lượng trong điều hành của bộ máy quản lý hành chính nhà nước. Cục ĐSVN đang từng bước triển khai xây dựng và phát triển ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của mình.
Vũ Hương Giang - Cục Đường sắt VN