Theo đó, Quy chế gồm 5 chương 24 điều quy định việc quản lý, vận hành, khai thác và bảo đảm an toàn thông tin mạng phần mềm quản lý cán bộ Bộ Giao thông vận tải và được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức hành chính thuộc, trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Theo Quy chế, nguyên tắc quản lý, vận hành, khai thác phần mềm quản lý cán bộ bao gồm:
1. Đảm bảo sự thống nhất trong công tác quản lý thông tin tổ chức cán bộ của Bộ Giao thông vận tải.
2. Dữ liệu của cán bộ phải đảm bảo tính cập nhật, chính xác theo quy định của pháp luật. Dữ liệu của cán bộ được quản lý theo mức độ hạn chế tiếp cận để bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trong công tác cán bộ.
3. Việc quản lý tài khoản được thực hiện theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ hiện hành của Bộ Giao thông vận tải.
4. Các tổ chức tham mưu về công tác tổ chức cán bộ cấp trên có thể xem và khai thác dữ liệu về công tác tổ chức cán bộ của các đơn vị cấp dưới thuộc thẩm quyền quản lý nhưng không được điều chỉnh dữ liệu; các đơn vị ngang cấp hoặc cấp dưới chỉ được xem và khai thác dữ liệu về công tác tổ chức cán bộ do đơn vị mình quản lý theo phân cấp.
5. Người được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ đồng ý bằng văn bản mới được tiếp cận, nghiên cứu, sử dụng và khai thác dữ liệu hồ sơ cán bộ trên cơ sở dữ liệu cán bộ của Bộ Giao thông vận tải theo quy định của pháp luật; trừ thông tin của cá nhân cán bộ đó.
6. Không cung cấp thông tin qua hình thức văn bản đối với dữ liệu đã được khai thác qua hình thức kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Không yêu cầu khai báo lại các dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu cán bộ của Bộ Giao thông vận tải, trừ trường hợp phục vụ cập nhật hoặc sử dụng cho mục đích xác minh, thẩm tra dữ liệu.
7. Các thay đổi về dữ liệu cán bộ trên phần mềm quản lý cán bộ được ghi lại và lưu trữ phục vụ quản lý, theo dõi, giám sát trong quá trình sử dụng. Các thao tác nhằm thay đổi thông tin về công tác tổ chức cán bộ trên phần mềm quản lý cán bộ được ghi lại và lưu trữ trên phần mềm quản lý cán bộ (file log), phục vụ quản lý, theo dõi, giám sát trong quá trình sử dụng.
8. Việc kết nối và chia sẻ dữ liệu của phần mềm quản lý cán bộ với các hệ thống thông tin khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về việc quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.